Accessible à tout public. Il est nécessaire de savoir lire, écrire et compter pour intégrer ce parcours.

L’emploi de Secrétaire Assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le Secrétaire Assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne.

Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.

À l’issue de la formation, le ou la titulaire du Titre Professionnel Secrétaire Assistant sera en capacité d’appliquer les compétences attestées suivantes :

• Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités,
• Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines.

À définir.

Durée estimée : environ 800 heures, selon le profil.
Période : 12  mois.
Rythme typique :

• Alternance 2 jours en formation / 3 jours en entreprise par semaine,
• Autre rythme possible.

À définir.

Modalités : 

• Information individuelle ou collective.
• Constitution d’un dossier de demande de formation.
• Évaluation des acquis.

Délais : Les inscriptions doivent être finalisées au plus tard 15 jours avant le démarrage de la formation.

• Cours,
• Travaux dirigés,
• Études de cas,
• Mise en situation professionnelle,
• Projets en groupe.

Mise en situation professionnelle : 04 h 20 min
La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d’une même entreprise fictive :

1ère partie : mise en situation écrite (durée 4 h 00)
À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés.

2ème partie : mise en situation orale (durée 10 min + 10 min de préparation)
À partir d’un scénario préétabli choisi par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique d’une durée de 10 minutes, y compris la rédaction d’un message à partir des notes prises pendant l’appel.

Entretien technique : 00 h 25 min
À partir d’un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur :

– le classement, l’archivage et la traçabilité des informations,

– la planification et l’organisation des activités d’une équipe,

– le suivi administratif courant du personnel.

Entretien final : 00 h 15 min
Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel.

Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits.

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 05 h 00 min

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :
Produire des documents professionnels courants,
Communiquer des informations par écrit,
Assurer la traçabilité et la conservation des informations,
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement,
Planifier et organiser les activités de l’équipe.
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :
Assurer l’administration des achats et des ventes,
Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes,
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale,
Assurer le suivi administratif courant du personnel.
Compétences transversales de l’emploi :
Organiser son environnement de travail et ses activités,
Assurer une veille technologique et informationnelle,
S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés.

Chez Genius Formation, deux solutions de financement sont proposées :

• Le financement via « OPCO », permettant à votre entreprise de solliciter une prise en charge selon la branche et les critères définis.

• Le financement par fonds propres, qui offre à l’entreprise ou au particulier la possibilité de prendre en charge la formation directement, sans passer par un dispositif externe.

L’emploi de secrétaire assistant s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.
Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

• Secrétaire,
• Secrétaire administratif,
• Secrétaire polyvalent,
• Assistant administratif,
• Assistant d’équipe,
• Assistant d’entreprise.

Évolutions possibles vers des postes avec plus de responsabilités ou spécialisations (ex : assistant de direction).

Validation partielle possible

Les résultats sont communiqués aux candidats par l’Unité Départementale de la DREETS.

Le candidat peut soit :

• Être admis au Titre Professionnel : le candidat obtient un parchemin.
• Être partiellement admis au Titre Professionnel : le candidat obtient un livret de certification. Les CCP (ou blocs de compétences) validés sont définitivement acquis. Il peut se présenter au(x) CCP refusé(s) durant la validité de sa recevabilité et/ou suivre une formation pour finir son parcours.
• Être refusé au Titre Professionnel : déposer une nouvelle demande de recevabilité et/ou suivre une formation.